Akteneinsicht bei Behörden: So bekommen Sie Ihre Akte zu sehen

Wann lohnt sich Akteneinsicht?

• bevor Sie einen Widerspruch begründen, damit Sie wissen, worauf die Behörde ihre Entscheidung stützt
• wenn eine Berechnung im Bescheid nicht nachvollziehbar ist, etwa beim Einkommen oder bei den Kosten der Unterkunft
• bei einer Rückforderung, um zu sehen, welche Angaben und Unterlagen der Behörde vorlagen
• im Bußgeldverfahren, um Messprotokoll und weitere Unterlagen zur Messung zu prüfen
• wenn ein Gutachten, eine Stellungnahme oder ein Vermerk eine Rolle spielt, den Sie nicht kennen

Welche Rechtsgrundlage gilt?

• Allgemeine Verwaltung, zum Beispiel Ausländerbehörde, BAföG-Amt oder Wohngeldstelle: § 29 VwVfG. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten die Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder mit weitgehend gleichem Inhalt.
• Sozialleistungen, zum Beispiel Jobcenter, Agentur für Arbeit, Krankenkasse oder Rentenversicherung: § 25 SGB X.
• Bußgeldverfahren: Die Verwaltungsbehörde gewährt dem Betroffenen auf Antrag Akteneinsicht (§ 49 OWiG).
• Finanzamt: Die Abgabenordnung kennt keinen ausdrücklichen Anspruch auf Akteneinsicht. Das Finanzamt entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen. Daneben haben Sie Anspruch auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO; ein Recht auf Einsicht in die gesamte Akte folgt daraus nach dem Bundesfinanzhof aber nicht (BFH, Urteil vom 11.03.2025, IX R 24/22).
• Ohne eigenes Verfahren: Nach dem Informationsfreiheitsgesetz hat jeder gegenüber Bundesbehörden Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen (§ 1 IFG). Viele Länder haben eigene Gesetze dazu.

Geht es Ihnen vor allem um die Daten, die eine Stelle über Sie gespeichert hat, ist der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO oft der einfachere Weg. Wie er funktioniert, steht im Beitrag DSGVO-Auskunft beantragen.

Was dürfen Sie nicht einsehen?

• Entwürfe zu Entscheidungen und Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung, solange das Verfahren läuft (§ 29 Abs. 1 VwVfG, § 25 Abs. 1 SGB X)
• Vorgänge, die geheim gehalten werden müssen, insbesondere wegen berechtigter Interessen anderer Beteiligter oder Dritter (§ 29 Abs. 2 VwVfG, § 25 Abs. 3 SGB X)
• im Bußgeldverfahren Aktenteile, deren Einsicht den Untersuchungszweck gefährden könnte (§ 49 Abs. 1 OWiG)

Enthält die Akte Angaben über Ihre Gesundheit, kann die Behörde den Inhalt durch eine Ärztin oder einen Arzt vermitteln lassen, wenn zu befürchten ist, dass die direkte Einsicht Ihnen schaden würde (§ 25 Abs. 2 SGB X).

Wo und wie läuft die Einsicht ab?

Die Einsicht findet grundsätzlich bei der Behörde statt, die die Akte führt. Im Einzelfall kann sie auch bei einer anderen Behörde stattfinden, etwa in Ihrer Nähe (§ 29 Abs. 3 VwVfG, § 25 Abs. 4 SGB X). Im Sozialrecht dürfen Sie Auszüge und Abschriften selbst anfertigen oder sich Kopien geben lassen; bei elektronischen Akten kann die Behörde die Dokumente ausdrucken, am Bildschirm zeigen oder elektronisch übermitteln. Für ihre Aufwendungen kann sie angemessenen Ersatz verlangen (§ 25 Abs. 5 SGB X). Im Bußgeldverfahren kann die Behörde statt der Einsicht Kopien schicken (§ 49 Abs. 1 OWiG).

Nehmen Sie zum Termin Ihren Ausweis und den Bescheid mit. Fragen Sie vorher, ob Sie Seiten mit dem Handy fotografieren dürfen.

Muster: Antrag auf Akteneinsicht

Eine fertige Vorlage gibt es unter Akteneinsicht beantragen.

Was tun, wenn die Behörde ablehnt oder nicht reagiert?

Bitten Sie um eine schriftliche Begründung der Ablehnung. Im allgemeinen Verwaltungsrecht können Sie eine verweigerte Akteneinsicht in der Regel nicht gesondert angreifen, sondern nur zusammen mit dem Widerspruch oder der Klage gegen die Entscheidung in der Sache (§ 44a VwGO). Spätestens im Gerichtsverfahren können Sie die Gerichtsakte und die von der Behörde vorgelegten Akten einsehen (§ 100 VwGO). Lehnt die Bußgeldstelle die Einsicht ab, können Sie gerichtliche Entscheidung beantragen (§ 62 OWiG).

Bei komplexen Verfahren, etwa im Aufenthaltsrecht oder bei hohen Rückforderungen, ist anwaltliche Hilfe sinnvoll. Sie können auch eine Vertrauensperson bevollmächtigen, die Akte für Sie einzusehen. Mehr dazu im Beitrag Vollmacht für Behördenpost.