Vollmacht für Behördenpost: So dürfen Angehörige Ihre Briefe mit Ämtern erledigen

Wann ist eine Vollmacht sinnvoll?

Viele Menschen kümmern sich um die Post ihrer Eltern, ihres Partners oder eines erwachsenen Kindes, das im Ausland lebt. Ohne Vollmacht darf eine Behörde Ihnen aber in der Regel keine Auskunft über den Fall eines anderen geben, denn Sozialdaten und Steuerdaten sind besonders geschützt (Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I, Steuergeheimnis nach § 30 AO). Außerdem gelten Ihre Schreiben nicht als Erklärung des Betroffenen. Eine Vollmacht löst beides. Sie ist auch dann sinnvoll, wenn die betroffene Person selbst noch alles versteht und nur Unterstützung beim Schreiben braucht.

Ehepartner haben kein allgemeines Recht, sich gegenseitig gegenüber Behörden zu vertreten. Das gesetzliche Notvertretungsrecht unter Ehegatten betrifft nur Angelegenheiten der Gesundheitssorge, wenn der andere Ehegatte etwa wegen Bewusstlosigkeit oder Krankheit nicht handeln kann (§ 1358 BGB). Für Briefe an Finanzamt, Jobcenter oder Rentenversicherung brauchen auch Ehepartner eine Vollmacht.

Was sagt das Gesetz?

Je nach Behörde gilt ein anderes Verfahrensgesetz. Die Regeln zur Vollmacht sind aber sehr ähnlich:

• Sozialbehörden wie Jobcenter, Agentur für Arbeit, Krankenkasse, Pflegekasse und Rentenversicherung: § 13 SGB X. Ist ein Bevollmächtigter bestellt, muss sich die Behörde an ihn wenden. Wendet sie sich an Sie selbst, etwa weil Sie mitwirken müssen, muss sie den Bevollmächtigten informieren.
• Finanzamt: § 80 AO. Die Behörde soll sich an den Bevollmächtigten wenden. Steuerbescheide soll sie ihm bekannt geben, wenn eine schriftliche Empfangsvollmacht vorliegt (§ 122 Abs. 1 AO). Das Finanzamt kann den Nachweis der Vollmacht auch ohne Anlass verlangen (§ 80 Abs. 3 AO).
• Andere Bundesbehörden: § 14 VwVfG. Für Landes- und Kommunalbehörden wie Bürgeramt, Ausländerbehörde oder Kfz-Zulassungsstelle gelten die Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder, die meist gleichlautende Regeln enthalten.

In allen drei Gesetzen gilt: Die Vollmacht ermächtigt zu allen Verfahrenshandlungen, wenn sie nichts anderes sagt. Der Bevollmächtigte muss sie auf Verlangen schriftlich nachweisen (§ 13 Abs. 1 SGB X, § 14 Abs. 1 VwVfG). Ein Widerruf wirkt gegenüber der Behörde erst, wenn er ihr zugeht. Die Vollmacht erlischt nicht automatisch mit dem Tod oder einer Geschäftsunfähigkeit des Vollmachtgebers (§ 13 Abs. 2 SGB X, § 14 Abs. 2 VwVfG, § 80 Abs. 4 AO).

Dürfen Angehörige überhaupt rechtlich helfen?

Ja. Unentgeltliche Rechtsdienstleistungen sind erlaubt (§ 6 Abs. 1 RDG). Innerhalb der Familie, unter Nachbarn oder in ähnlich engen Beziehungen müssen Helfer keine juristische Qualifikation haben (§ 6 Abs. 2 RDG). Für Steuersachen gilt Entsprechendes: Unentgeltliche Hilfe für Angehörige ist ohne Anleitung durch einen Steuerberater zulässig (§ 6 Nr. 2 und Abs. 2 StBerG). Wer dagegen gegen Bezahlung oder für Fremde tätig wird, kann von der Behörde zurückgewiesen werden (§ 13 Abs. 5 SGB X, § 80 Abs. 7 AO).

Was gehört in die Vollmacht?

1. Name, Geburtsdatum und Anschrift von Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem.
2. Für welche Behörden und Angelegenheiten die Vollmacht gilt, etwa „alle Angelegenheiten gegenüber dem Jobcenter [Ort]“ oder allgemein gegenüber Behörden und Sozialleistungsträgern.
3. Ob der Bevollmächtigte Post und Bescheide empfangen darf (Empfangsvollmacht).
4. Ob er Anträge stellen, Widerspruch oder Einspruch einlegen und Akteneinsicht nehmen darf (siehe Akteneinsicht bei Behörden).
5. Kunden-, Versicherungs- oder Steuernummer, damit die Behörde den Fall zuordnen kann.
6. Datum und eigenhändige Unterschrift des Vollmachtgebers.

Lassen Sie die Vollmacht vom Vollmachtgeber selbst mit Stift unterschreiben und bewahren Sie das Original auf. Der Behörde schicken Sie eine Kopie mit dem ersten Schreiben. Verlangt sie das Original, reichen Sie es nach. Mit BriefDiener können Sie die Briefe, die Sie für Ihre Angehörigen schreiben, verfassen und versenden und je Behörde eine Fallakte führen. Die Vollmacht selbst sollte ein eigenhändig unterschriebenes Papierdokument sein.

Vollmacht, Vorsorgevollmacht, Betreuung: Was ist der Unterschied?

Die Vollmacht für Behördenpost ist eine einfache, oft auf einzelne Stellen begrenzte Vollmacht. Eine Vorsorgevollmacht ist breiter und für den Fall gedacht, dass Sie selbst nicht mehr entscheiden können. Das Bundesministerium der Justiz stellt dafür ein Formular und eine Broschüre bereit. Die Vollmacht sollte schriftlich erteilt werden; in bestimmten Fällen, etwa bei Grundstücksgeschäften, ist eine öffentliche Beglaubigung oder notarielle Beurkundung nötig. Vorsorgevollmachten können Sie im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registrieren lassen, damit Gerichte sie finden.

Gibt es keine Vollmacht und kann die betroffene Person ihre Angelegenheiten nicht mehr selbst regeln, bestellt das Betreuungsgericht unter Umständen einen rechtlichen Betreuer (§ 1814 Abs. 1 BGB). Nicht erforderlich ist eine Betreuung unter anderem, soweit die Angelegenheiten durch einen Bevollmächtigten erledigt werden können (§ 1814 Abs. 3 BGB).

Praktische Tipps für die Post von Angehörigen

• Schreiben Sie in jedem Brief, dass Sie als Bevollmächtigte oder Bevollmächtigter handeln, und nennen Sie Name und Aktenzeichen der vertretenen Person.
• Achten Sie auf Fristen: Ein Bescheid kann wirksam Ihnen als Bevollmächtigtem bekannt gegeben werden (§ 37 Abs. 1 SGB X, § 122 Abs. 1 AO). Dann läuft die Frist ab diesem Zeitpunkt. Hilfe beim Lesen gibt der Ratgeber Behördenbrief verstehen.
• Kommt Post weiterhin nur an die vertretene Person, schicken Sie der Behörde die Vollmacht noch einmal mit der Bitte, künftig an Sie zu schreiben.
• Widerrufen Sie eine Vollmacht schriftlich gegenüber jeder Behörde, der Sie sie vorgelegt haben.