Akteneinsicht bei einer Behörde beantragen: Musterbrief
Wer verstehen will, wie eine Behörde zu ihrer Entscheidung gekommen ist, muss in die Akte schauen. Als Beteiligter eines Verfahrens haben Sie darauf einen Anspruch. Welche Rechtsgrundlage gilt, wie Sie an Kopien kommen und warum der Antrag keine Frist verlängert.
Das sollten Sie wissen
Wer hat Anspruch auf Akteneinsicht?
Beteiligte eines Verwaltungsverfahrens, soweit sie die Kenntnis der Akte brauchen, um ihre rechtlichen Interessen geltend zu machen oder zu verteidigen (§ 29 Abs. 1 VwVfG). Für Jobcenter, Krankenkasse, Rentenversicherung und andere Sozialleistungsträger gilt die gleichlautende Regel des § 25 SGB X.
Entwürfe von Entscheidungen sind bis zum Abschluss des Verfahrens ausgenommen. Die Behörde darf die Einsicht verweigern, soweit Vorgänge geheim gehalten werden müssen, etwa zum Schutz Dritter (§ 29 Abs. 2 VwVfG).
Für Landes- und Kommunalbehörden gilt meist das Verwaltungsverfahrensgesetz des jeweiligen Landes (§ 1 Abs. 3 VwVfG). Mehr Hintergrund im Ratgeber Akteneinsicht bei der Behörde.
Einsicht vor Ort oder Kopien?
Grundsätzlich findet die Einsicht bei der Behörde statt, die die Akte führt (§ 29 Abs. 3 VwVfG). Im Sozialrecht können Sie sich Kopien geben lassen; die Behörde darf dafür angemessenen Aufwendungsersatz verlangen. Elektronische Akten kann sie auch digital bereitstellen (§ 25 Abs. 5 SGB X).
Die Vorlage bittet zuerst um Kopien oder elektronische Bereitstellung und hilfsweise um einen Termin.
Sonderregeln: Bußgeld, Finanzamt, ohne laufendes Verfahren
Im Bußgeldverfahren gilt § 49 OWiG. Die Akteneinsicht beantragt die Vorlage Einspruch gegen den Bußgeldbescheid gleich mit.
Im Einspruchsverfahren beim Finanzamt sind Ihnen die Besteuerungsunterlagen auf Antrag offenzulegen (§ 364 AO).
Ohne laufendes Verfahren hilft gegenüber Bundesbehörden das Informationsfreiheitsgesetz (§ 1 IFG). Wollen Sie wissen, welche Daten eine Stelle über Sie speichert, nutzen Sie die Vorlage DSGVO-Auskunft.
Der häufigste Fehler: auf die Akte warten und die Frist verpassen
Der Antrag auf Akteneinsicht verlängert keine Widerspruchs- oder Einspruchsfrist. Läuft eine Frist, legen Sie zuerst fristwahrend Widerspruch ein, etwa mit der Vorlage Widerspruch gegen einen Bescheid, und beantragen parallel Akteneinsicht. Die Begründung reichen Sie nach, sobald Sie die Akte kennen.
Wie Sie die Frist berechnen, zeigt der Fristenrechner.
Musterbrief
So sieht das Schreiben aus. Was in eckigen Klammern steht, füllen Sie im Editor aus. Absender, Datum und das Layout nach DIN 5008 ergänzt BriefDiener.
[Ihr Name], [Straße], [PLZ Ort]
[Ort], [Datum]
Antrag auf Akteneinsicht, Aktenzeichen [Aktenzeichen]
Sehr geehrte Damen und Herren,
in dem Verwaltungsverfahren mit dem Aktenzeichen [Aktenzeichen] bin ich Beteiligte bzw. Beteiligter. Das Verfahren betrifft: [Worum geht es in dem Verfahren?]
Hiermit beantrage ich Einsicht in die vollständige Akte zu diesem Verfahren (§ 29 VwVfG, bei Sozialleistungsträgern § 25 SGB X). Die Kenntnis der Akte benötige ich, um meine rechtlichen Interessen in diesem Verfahren geltend zu machen.
Bitte übersenden Sie mir Kopien der Akte oder stellen Sie sie mir elektronisch zur Verfügung. Ist das nicht möglich, bitte ich um einen Termin zur Einsicht in Ihren Diensträumen.
Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieses Antrags.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Ihr Name]
Diese Angaben brauchen Sie
- Aktenzeichen
- Steht im Briefkopf des letzten Schreibens der Behörde, etwa als "Geschäftszeichen" oder "Unser Zeichen".
- Worum geht es in dem Verfahren?
- Ein Satz, z. B. "meinen Antrag auf Wohngeld vom 01.08.2026" oder "den Bescheid über die Rückforderung von Elterngeld vom 15.10.2026".
Häufige Fragen
Muss ich begründen, warum ich die Akte sehen will?
Der Anspruch besteht, soweit die Kenntnis zur Wahrung Ihrer rechtlichen Interessen nötig ist. Die Vorlage sagt das ausdrücklich. Eine ausführliche Begründung ist in der Regel nicht nötig.
Kostet die Akteneinsicht etwas?
Die Einsicht selbst nicht. Für Kopien darf die Behörde im Sozialrecht angemessenen Aufwendungsersatz verlangen (§ 25 Abs. 5 SGB X). Fragen Sie vorher nach, wenn die Akte umfangreich ist.
Kann ich jemanden zur Akteneinsicht mitnehmen oder schicken?
Sie können sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen und zu einem Termin mit einem Beistand erscheinen (§ 14 VwVfG, im Sozialrecht § 13 SGB X). Hilfe zur Vollmacht gibt der Ratgeber Vollmacht für Behördenpost.
Die Behörde reagiert nicht. Was tun?
Erinnern Sie schriftlich mit Frist. Läuft parallel ein Widerspruch, weisen Sie darin darauf hin, dass Sie die Begründung erst nach Akteneinsicht vervollständigen können.