Daten löschen lassen: Musterbrief nach Art. 17 DSGVO
Werbung von Firmen, bei denen Sie nie Kunde waren, oder ein altes Konto, das Sie nicht mehr nutzen: Mit dem Recht auf Löschung können Sie verlangen, dass Ihre Daten verschwinden. Wann das Unternehmen löschen muss und wann es Daten behalten darf.
Das sollten Sie wissen
Wann muss ein Unternehmen meine Daten löschen?
Wenn die Daten für ihren Zweck nicht mehr nötig sind, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und es keine andere Rechtsgrundlage gibt, Sie wirksam widersprochen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden (Art. 17 Abs. 1 DSGVO).
Typische Fälle: ein beendeter Vertrag, ein Newsletter, den Sie nie bestellt haben, ein altes Kundenkonto.
Wann darf das Unternehmen Daten behalten?
Wenn eine gesetzliche Pflicht die Aufbewahrung verlangt oder die Daten zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gebraucht werden (Art. 17 Abs. 3 DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege etwa muss ein Unternehmen nach Steuer- und Handelsrecht aufbewahren (§ 147 AO, § 257 HGB).
Dann darf das Unternehmen die Daten nur noch für diesen Zweck nutzen. Die Vorlage verlangt deshalb Auskunft, welche Daten aus welchem Grund und bis wann aufbewahrt werden.
Werbung stoppen: Widerspruch ohne Begründung
Gegen die Nutzung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen, ohne Gründe zu nennen. Danach dürfen die Daten für Werbung nicht mehr verarbeitet werden (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Die Vorlage erklärt diesen Widerspruch gleich mit.
Hat das Unternehmen Ihre Daten weitergegeben, muss es die Empfänger über die Löschung informieren und Ihnen auf Verlangen nennen (Art. 19 DSGVO).
Was passiert danach?
Das Unternehmen muss innerhalb eines Monats reagieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bestätigt es die Löschung, heben Sie die Bestätigung auf.
Lehnt es ab oder schweigt es, können Sie sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Wenn Sie erst wissen wollen, welche Daten gespeichert sind, beginnen Sie mit der Vorlage DSGVO-Auskunft.
Musterbrief
So sieht das Schreiben aus. Was in eckigen Klammern steht, füllen Sie im Editor aus. Absender, Datum und das Layout nach DIN 5008 ergänzt BriefDiener.
[Ihr Name], [Straße], [PLZ Ort]
[Ort], [Datum]
Antrag auf Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit verlange ich nach Art. 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die unverzügliche Löschung der personenbezogenen Daten, die Sie über mich verarbeiten. Zur Zuordnung: [Angaben zur Zuordnung] Betroffene Daten: [Welche Daten sollen gelöscht werden?] Grund: [Grund (optional)]
Eine etwa erteilte Einwilligung in die Verarbeitung meiner Daten widerrufe ich mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zugleich widerspreche ich der Verarbeitung meiner Daten für Zwecke der Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
Soweit Sie meine Daten an andere Stellen weitergegeben haben, teilen Sie diesen die Löschung bitte mit (Art. 19 DSGVO) und nennen Sie mir diese Empfänger.
Sollten Sie bestimmte Daten wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten noch nicht löschen dürfen, teilen Sie mir bitte mit, welche Daten das sind, auf welcher Rechtsgrundlage und bis wann Sie sie aufbewahren, und verwenden Sie sie bis dahin für keinen anderen Zweck.
Bitte bestätigen Sie mir die Löschung innerhalb eines Monats nach Eingang dieses Schreibens (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Ihr Name]
Diese Angaben brauchen Sie
- Angaben zur Zuordnung
- Unter welchen Daten führt Sie das Unternehmen? Zum Beispiel Kundennummer, E-Mail-Adresse des Kontos oder eine frühere Anschrift.
- Welche Daten sollen gelöscht werden?
- Zum Beispiel "alle zu meiner Person gespeicherten Daten", "mein Kundenkonto" oder "meine Daten im Newsletter-Verteiler".
- Grund (optional)optional
- Zum Beispiel "Der Vertrag ist seit 2024 beendet, die Daten werden nicht mehr benötigt" oder "Ich habe nie eingewilligt". Leer lassen: Die Zeile fällt aus dem Brief.
Häufige Fragen
Muss ich die Löschung begründen?
Eine Begründung ist nicht vorgeschrieben, hilft aber, wenn der Löschgrund nicht offensichtlich ist. Die Vorlage hat dafür ein optionales Feld.
Kann ich verlangen, dass die Schufa einen Eintrag löscht?
Nur wenn die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegen, etwa weil der Eintrag falsch ist oder nicht mehr gespeichert werden darf. Ein berechtigter, noch nicht abgelaufener Eintrag wird nicht auf Zuruf gelöscht. Prüfen Sie zuerst Ihre Daten, siehe Schufa-Auskunft kostenlos.
Reicht eine E-Mail?
Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Ein Brief hat den Vorteil, dass Sie den Zugang nachweisen können, falls Sie sich später bei der Aufsichtsbehörde beschweren.
Was ist der Unterschied zwischen Löschung und Widerspruch?
Mit der Löschung sollen Daten ganz verschwinden. Mit dem Widerspruch gegen Werbung darf das Unternehmen Ihre Daten nicht mehr für Werbung nutzen, auch wenn es sie aus anderen Gründen behalten muss. Die Vorlage verbindet beides.