Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, typische Fehler und Widerspruch

Kam die Abrechnung rechtzeitig?

Über die Vorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr fordern, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Ein Guthaben müssen Sie dagegen auch bei verspäteter Abrechnung bekommen.

Ist die Abrechnung formell in Ordnung?

Nach Angaben der Verbraucherzentrale muss eine Abrechnung für ein Haus mit mehreren Wohnungen mindestens enthalten:

• die Zusammenstellung der Gesamtkosten des Hauses je Kostenart,
• die Angabe und gegebenenfalls Erläuterung des Umlageschlüssels, etwa nach Wohnfläche oder Personen,
• die Berechnung Ihres Anteils,
• den Abzug Ihrer Vorauszahlungen,
• Abrechnungszeitraum und abgerechnetes Objekt.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß, und eine Nachzahlung ist nach Angaben der Verbraucherzentrale nicht fällig. Inhaltliche Fehler machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam; Sie müssen sie rechtzeitig beanstanden.

Welche Kosten dürfen auf Sie umgelegt werden?

Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind (§ 556 Abs. 1 BGB). Welche Kosten das sein können, listet § 2 der Betriebskostenverordnung auf, etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und sonstige ausdrücklich vereinbarte Betriebskosten.

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Typische Fehler sind deshalb Posten wie „Reparatur Heizung“, „Hausverwaltung“, „Kontoführung“ oder Rechnungen, in denen Hausmeister-Reparaturen mit Pflegearbeiten vermischt sind.

Checkliste: So prüfen Sie Ihre Abrechnung

1. Stimmt der Abrechnungszeitraum und umfasst er höchstens zwölf Monate?
2. Sind alle Vorauszahlungen abgezogen, die Sie laut Kontoauszug geleistet haben?
3. Stimmen Wohnfläche, Personenzahl oder Miteigentumsanteil im Umlageschlüssel?
4. Sind alle Kostenarten im Mietvertrag vereinbart?
5. Sind Kosten im Vergleich zum Vorjahr stark gestiegen, ohne dass es eine Erklärung gibt? Der Vermieter muss den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).
6. Wurden Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abgerechnet? Wenn nicht, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Bei den Heizkosten gibt es eine weitere Kürzungsmöglichkeit: Hat der Eigentümer entgegen der Heizkostenverordnung keine fernablesbaren Zähler eingebaut oder Ihnen die vorgeschriebenen Verbrauchsinformationen nicht oder nur unvollständig mitgeteilt, dürfen Sie Ihren Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Die Verbraucherzentrale weist außerdem darauf hin, dass Reparaturkosten der Heizung nicht in die Heizkostenabrechnung gehören.

Belegeinsicht verlangen

Sie dürfen die Rechnungen und Verträge einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Solange er die Einsicht verweigert, können Sie nach Angaben der Verbraucherzentrale eine Nachzahlung zurückhalten; das sollten Sie ausdrücklich erklären. Wer trotz Zweifeln zahlen möchte, etwa um Mahnungen zu vermeiden, vermerkt im Verwendungszweck „unter Vorbehalt der Rückforderung“, wie es die Verbraucherzentrale empfiehlt.

Einwendungen: Frist und Form

Einwendungen müssen Sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Bei Zugang am 15. Juni 2026 endet die Frist also am 30. Juni 2027. Die Verbraucherzentrale rät trotzdem, Fehler möglichst innerhalb der Zahlungsfrist aus dem Anschreiben zu rügen.

Eine besondere Form schreibt das Gesetz für Einwendungen nicht vor. Anders als die Kündigung des Mietvertrags, die eigenhändig unterschrieben sein muss (§ 568 Abs. 1 BGB), können Sie Einwendungen also auch als gedruckten Brief schicken. Wichtig ist, dass Sie den Zugang beweisen können, etwa per Einwurf-Einschreiben. Begründen Sie jede Beanstandung konkret; ein pauschales „Ich widerspreche“ reicht nicht.

Die Vorlage Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung führt Sie durch die häufigsten Einwände. Mit BriefDiener schicken Sie den Brief als Einschreiben und tragen die Zwölf-Monats-Frist im Kalender ein. Wenn Sie Mängel in der Wohnung melden wollen, nutzen Sie die Vorlage Mängelanzeige an den Vermieter. Bei größeren Beträgen oder Streit hilft ein Mieterverein oder die Verbraucherzentrale.